Weniger manuelle Buchungen, eine einfachere Abrechnung und rund eine Woche weniger Arbeitsaufwand zum Schuljahresstart: Geschäftsführer Michael Apelt berichtet, wie die Hofküche Dresden ihre Schulverpflegung mit SAMS-ON organisiert und welche Vorteile die digitale Verwaltung im Alltag bietet.
Geschäftsführer Michael Apelt verantwortet die Entwicklung gemeinsam mit Küchenleiter Torsten Liebig, Restaurantleiterin Katharina Klaude und dem gesamten Team. Neben der Qualität der Verpflegung spielt dabei auch die effiziente Organisation der täglichen Abläufe eine wichtige Rolle. Im Interview berichtet Michael Apelt, vor welchen Herausforderungen die Hofküche Dresden vor der Einführung von SAMS-ON stand, wie die Software die Verwaltung der Schulverpflegung verändert hat und warum automatisierte Prozesse für das weitere Wachstum des Unternehmens wichtig sind.
Herr Apelt, wie ist die Hofküche Dresden entstanden und welche Ziele verfolgen Sie für die Zukunft?
„Die Hofküche Dresden ist im Mai 2026 aus dem Dresdner Standort der Widynski & Roick GmbH hervorgegangen. Mit der Übernahme des Standorts und der Grundschulverpflegung haben wir eine Grundlage geschaffen, auf der wir weiter aufbauen möchten. Unser Ziel ist es, die Hofküche weiterzuentwickeln und nachhaltig zu wachsen.“
Vor welchen Herausforderungen standen Sie bei der Organisation der Schulverpflegung, bevor Sie SAMS-ON eingeführt haben?
„Viele Abläufe waren zuvor noch vollständig manuell organisiert. Das betraf insbesondere die Verwaltung der Zahlungseingänge, die Zuordnung der Buchungen und die anschließende Abrechnung. Auch die Datenpflege und die Bearbeitung von Rückbuchungen verursachten zusätzlichen Aufwand.
Hinzu kam, dass die Zahlungseingänge aus dem Lastschriftverfahren teilweise erst rund anderthalb Monate später zur Verfügung standen. Das erschwerte die Liquiditätsplanung. Wir wollten unsere Abläufe deshalb vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren.“
Wie sind Sie auf SAMS-ON aufmerksam geworden und warum haben Sie sich für die Software entschieden?
„Wir waren auf der Suche nach einem neuen Bestellsystem und sind unter anderem durch eine Empfehlung von JomoSoft auf SAMS-ON aufmerksam geworden. Die positiven Referenzen haben uns zusätzlich überzeugt.
Besonders wichtig waren für uns die Schnittstellen und die Möglichkeit, Bankkonten anzubinden. Diese Funktionen unterstützen uns dabei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.“
Was hat sich durch SAMS-ON bei der Verwaltung der Zahlungseingänge verändert?
„Die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge nimmt uns einen erheblichen Teil der manuellen Arbeit ab. Früher mussten wir die Buchungen händisch abgleichen und zuordnen. Heute läuft dieser Prozess weitgehend automatisch.
Dadurch entfällt viel Arbeit bei der Abrechnung und Datenpflege. Auch der Aufwand für die nachträgliche Klärung und Bearbeitung von Buchungen ist deutlich geringer geworden.“
„SAMS-ON ist für uns ein Riesengewinn!“
Wie stark macht sich diese Entlastung im Arbeitsalltag bemerkbar?
„Gerade zum Schuljahresstart ist der Unterschied deutlich. In dieser Phase fallen besonders viele Aufgaben rund um die Anmeldung und die Verwaltung der Guthaben an.
Durch die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge mit SAMS-ON sparen wir erheblich Zeit. Allein zum Schuljahresstart entfällt dadurch etwa eine Woche Arbeitszeit, die zuvor für die manuelle Zuordnung benötigt wurde. Im laufenden Betrieb ist die Zuordnung der Zahlungseingänge zudem nahezu ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand möglich.“
Wie nehmen Eltern und Schüler das digitale Bestellsystem an?
„Die Resonanz ist gut. Die digitalen Bestellungen funktionieren zuverlässig, und ein Großteil der Eltern nutzt Daueraufträge, um das Guthaben regelmäßig aufzuladen.
Natürlich gibt es auch einzelne Familien, bei denen das Guthaben einmal knapp wird oder eine Zahlung nicht rechtzeitig eingeht. In solchen Fällen sind praktikable Lösungen gefragt, damit die Versorgung der Kinder weiterhin sichergestellt werden kann.“
Welche Erfahrungen haben Sie bei der Verwaltung von Nachweisen für Bildung und Teilhabe (BuT) gemacht?
„Auch bei den Nachweisen für Bildung und Teilhabe spielt die digitale Verwaltung eine wichtige Rolle. Die Unterlagen können digital übermittelt und anschließend bearbeitet werden.
In der Praxis gibt es dabei noch einzelne Herausforderungen, beispielsweise wenn eingereichte Fotos aufgrund ihrer Dateigröße oder ihres Formats nicht verarbeitet werden können. Solche Punkte nehmen wir auf, um die Abläufe weiter zu verbessern.“
Das klingt danach, dass Sie nun mehr Freiräume für weiteres Wachstum geschaffen haben?
„Auf jeden Fall. Der größte Mehrwert liegt für uns darin, dass viele Arbeitsschritte, die früher manuell erledigt werden mussten, heute automatisiert ablaufen. Das betrifft insbesondere die Zuordnung der Zahlungseingänge und die damit verbundene Abrechnung.
Wenn Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren, sparen wir wertvolle Arbeitszeit und können unsere Ressourcen gezielter einsetzen. Das spornt unser weiteres Wachstum enorm an.
SAMS-ON unterstützt uns dabei, die Schulverpflegung organisatorisch einfacher aufzustellen und den Verwaltungsaufwand nachhaltig zu reduzieren.“
Schulverpflegung digital organisieren – mit SAMS-ON
Die Erfahrungen der Hofküche Dresden zeigen, wie die Digitalisierung einzelner Verwaltungsprozesse den Arbeitsalltag von Caterern erleichtern kann. Sie möchten Ihre Essensbestellungen, Guthabenverwaltung und Abrechnung ebenfalls digital organisieren? Lernen Sie SAMS-ON kennen und erfahren Sie, wie die Software Ihre Abläufe in der Schulverpflegung unterstützen kann. Vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche SAMS-ON-Vorstellung.