Wie viele Mahlzeiten werden morgen benötigt? Welche Zutaten müssen eingekauft werden? Und wie lassen sich Bestellungen und Abrechnungen möglichst einfach verwalten? In einer Unternehmenskantine gehören solche Fragen zum täglichen Geschäft. Je genauer sich die Nachfrage einschätzen lässt, desto besser können Einkauf und Zubereitung geplant werden.
Bei der Megadruck.de Produktions- und Vertriebs GmbH kümmern sich zwei Mitarbeitende um die Kantine. Sie versorgen bis zu 40 Verpflegungsteilnehmende, darunter Beschäftigte des Unternehmens und externe Gäste. Damit Speiseplanung, Einkauf und Buchhaltung im Alltag ineinandergreifen, setzt Megadruck bereits seit rund zehn Jahren auf die digitale Mensasoftware der SAMS-ON GmbH.
Das Beispiel zeigt, wie eine digitale Lösung auch in einer kleinen Unternehmenskantine dabei helfen kann, tägliche Abläufe zu vereinfachen und den täglichen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
🥘 Zwischen Hausmannskost und saisonalen Speiseplänen
In der Kantine von Megadruck stehen traditionelle Hausmannskost und ostfriesische Küche auf dem Speiseplan. Auch die Wünsche der Gäste und saisonale Besonderheiten werden berücksichtigt. So fließen beispielsweise Wintergerichte und die Fastenzeit in die Planung ein.
„Wir gehen auf Wünsche sowie saisonale Gegebenheiten ein – Winterpläne, Fastenzeit usw. Sowie traditionelle Hausmannskost und ostfriesische Küche“, beschreibt Herr Manssen das Verpflegungsangebot.
Ein abwechslungsreicher Speiseplan muss allerdings nicht nur den Geschmack der Gäste treffen. Auch die benötigten Mengen sollten möglichst genau kalkuliert werden. Schließlich verursachen zu großzügige Planungen unnötige Kosten und können dazu führen, dass Lebensmittel übrig bleiben. Bei Megadruck spielen deshalb die digitalen Vorbestellungen eine wichtige Rolle.
📋 Vorbestellungen erleichtern die tägliche Einkaufsplanung
Die Gäste können ihr Essen bei Megadruck bis morgens um 7 Uhr online bestellen. Anschließend erstellt Herr Manssen seinen Einkaufsplan und kann die benötigten Zutaten gezielt besorgen.
„Die Kunden können bis morgens 07 Uhr online bestellen, sodass ich noch morgens einen Einkaufsplan erstelle und punktuell einkaufen kann, um so Überproduktion zu vermeiden“, erklärt er.
Die Bestellungen liefern eine konkrete Grundlage für den täglichen Einkauf. Statt sich ausschließlich auf Erfahrungswerte oder geschätzte Mengen zu verlassen, kann sich die Küche am tatsächlichen Bedarf orientieren. Das erleichtert die Planung und hilft dabei, unnötige Lebensmittelüberschüsse zu vermeiden.
Gerade für ein kleines Küchenteam ist das ein wichtiger Vorteil: Die benötigten Zutaten lassen sich gezielter einkaufen, während sich die Zubereitung besser an den erwarteten Mahlzeiten ausrichten kann.
💻 Speiseplanung, Bestellungen und Buchhaltung in einem System
Als Herr Manssen nach einer passenden Software suchte, war ihm vor allem wichtig, verschiedene Aufgaben miteinander zu verbinden.
„Ich suchte ein Programm, wo Planung sowie Buchhaltung und Kassensystem miteinander kombiniert sind. Somit kam ich dann auf SAMS-ON“, erinnert er sich an seine Entscheidung.
Vor der Einführung wurden viele Abläufe noch von Hand erledigt. Heute unterstützt SAMS-ON sowohl die Organisation der Bestellungen als auch die finanziellen Auswertungen. Diese helfen dabei, die Verpflegungsteilnehmenden abzurechnen und den Überblick über die Zahlungsvorgänge zu behalten. Je nach Zahlungsweise wird das Essen in Rechnung gestellt oder direkt vor Ort bar bezahlt.
Für Herrn Manssen ist besonders die Verbindung der einzelnen Bereiche ein großer Vorteil:
„Ein enormer Vorteil ist die Kombination von Speiseplangestaltung, Bestellung und Buchhaltung. Früher wurde alles noch per Hand gemacht. Es erleichtert sehr die Arbeit.“
- Wenn wichtige Informationen digital zur Verfügung stehen, lassen sich wiederkehrende Verwaltungsaufgaben einfacher erledigen. Die Auswertungen unterstützen die Abrechnung und helfen dabei, den Überblick über die finanziellen Vorgänge zu behalten.
📱 Digitale Auswertungen – auch per Smartphone
Die digitale Organisation erleichtert nicht nur die Arbeit bei Bestellungen und Abrechnungen. Auch der flexible Zugriff auf wichtige Informationen spielt im Alltag eine Rolle. Herr Manssen nutzt die Auswertungen von SAMS-ON nicht ausschließlich am Computer, sondern häufig direkt über sein Smartphone.
„Alleine die Digitalisierung hilft sehr und erleichtert meine Arbeit im Büro. Auch, dass ich meine Auswertungen nicht nur über PC machen kann, sondern meist übers Smartphone“, berichtet er.
So kann er relevante Informationen flexibel abrufen, ohne dafür immer an seinen Büro-PC gebunden zu sein. Gerade wenn Küchenbetrieb und Verwaltungsaufgaben parallel anfallen, ist das eine praktische Unterstützung.
🤝 Zehn Jahre Zusammenarbeit mit SAMS-ON
Megadruck nutzt SAMS-ON bereits seit rund zehn Jahren. Die Software ist für Herrn Manssen ein wichtiger Bestandteil der Kantinenorganisation geworden – insbesondere bei der Einkaufsplanung und den finanziellen Auswertungen.
Auch die Zusammenarbeit mit dem Support bewertet er positiv. Probleme seien nur selten aufgetreten. Wenn Unterstützung benötigt wurde, habe die Zusammenarbeit gut funktioniert.
Ein weiterer Vorteil ist für ihn die Möglichkeit, die Software an unterschiedliche Anforderungen anzupassen. Denn jede Unternehmenskantine hat eigene Abläufe, Zahlungsmodelle und organisatorische Rahmenbedingungen. Eine digitale Lösung sollte deshalb nicht nur grundlegende Aufgaben abdecken, sondern auch zum jeweiligen Betrieb passen.
Seine Empfehlung fällt entsprechend deutlich aus:
„Es ist sehr zu empfehlen, da es enorm an Zeit spart und alle Komponenten digital zusammengefasst sind. Natürlich ist jeder Betrieb und jede Kantine anders aufgebaut, aber der Vorteil ist ja auch, dass das Programm individuell anpassbar ist. Ich bereue es nicht, mit SAMS-ON zusammenzuarbeiten. Kann ich nur jedem empfehlen.“
📌 Fazit: Eine digitale Kantinenorganisation, die den Alltag erleichtert
Das Beispiel von Megadruck zeigt, dass sich die Digitalisierung auch für kleinere Unternehmenskantinen lohnt. Wenn Online-Bestellungen, Speiseplanung und Buchhaltung miteinander verbunden sind, lassen sich tägliche Abläufe besser koordinieren und manuelle Arbeitsschritte reduzieren.
Besonders die Vorbestellungen schaffen eine hilfreiche Grundlage für den Einkauf: Die Küche kann die benötigten Mengen gezielter planen und unnötige Überschüsse vermeiden. Gleichzeitig unterstützen digitale Auswertungen die Abrechnung und sorgen für einen besseren Überblick über die finanziellen Vorgänge.
- Für Megadruck bedeutet das vor allem eine spürbare Entlastung bei den organisatorischen Aufgaben. So bleibt mehr Zeit für das, worauf es im Kantinenbetrieb ankommt: ein passendes Speisenangebot und die zuverlässige Versorgung der Gäste.
❓ Häufig gestellte Fragen zur digitalen Unternehmenskantine
Welche Vorteile bietet eine digitale Lösung für Unternehmenskantinen?
Eine digitale Kantinenlösung kann Speiseplanung, Bestellungen, Abrechnung und Auswertungen miteinander verbinden. Das erleichtert die Verwaltung, reduziert manuelle Arbeitsschritte und verbessert den Überblick über die täglichen Abläufe.
Wie helfen Online-Vorbestellungen bei der Einkaufsplanung?
Vorbestellungen zeigen, wie viele Mahlzeiten voraussichtlich benötigt werden. Die Küche kann dadurch Einkauf und Zubereitung besser planen und unnötige Lebensmittelüberschüsse reduzieren.
Eignet sich eine Mensasoftware auch für kleine Betriebskantinen?
Ja. Auch kleine Kantinen profitieren von zentral verwalteten Bestellungen, übersichtlichen Auswertungen und vereinfachten Abrechnungsprozessen. Entscheidend ist, dass die Software zu den individuellen Anforderungen des Betriebs passt.
Warum sollten Bestellung und Buchhaltung miteinander verbunden sein?
Wenn Bestellungen und finanzielle Vorgänge innerhalb eines Systems verwaltet werden, müssen weniger Informationen manuell übertragen werden. Das kann die Abrechnung erleichtern und die finanzielle Übersicht verbessern.
Kann SAMS-ON an unterschiedliche Kantinen angepasst werden?
Ja. Da sich Größe, Speisenangebot und organisatorische Abläufe von Kantine zu Kantine unterscheiden, können individuelle Anforderungen bei der Einrichtung und Nutzung der Software berücksichtigt werden.