Montagmittag, kurz vor zwölf: Wie viele Mitarbeitende werden heute tatsächlich in der Kantine essen? Wer im Homeoffice arbeitet, einen Termin außer Haus hat oder spontan doch ins Büro kommt, lässt sich nicht immer zuverlässig einschätzen. Für die Küchenplanung bedeutet das eine Herausforderung: Es soll genug Essen für alle da sein – ohne unnötig viele Mahlzeiten vorzubereiten.

Eine moderne Unternehmenskantine muss deshalb mehr leisten, als täglich ein gutes Mittagessen anzubieten. Entscheidend sind auch eine bedarfsgerechte Planung, passende Angebote und gut organisierte Abläufe. Doch wie finden Unternehmen heraus, was ihre Mitarbeitenden wirklich brauchen?

 Die Stellhebel für Optimierungen in der Betriebskantine

Ob eine Kantine gut funktioniert, hängt nicht allein von der Auswahl auf dem Speiseplan ab. Auch Geschmack, Qualität, Preis, Wartezeiten und unterschiedliche Ernährungsgewohnheiten spielen eine Rolle.

Hinzu kommt die Arbeitsorganisation: Wer nur an bestimmten Tagen im Unternehmen ist, nutzt die Kantine anders als jemand, der täglich vor Ort arbeitet. Deshalb sollte das Verpflegungsangebot zur eigenen Belegschaft passen.

Drei konkrete Ansätze helfen dabei:

• Rückmeldungen einholen: Kurze Befragungen und Gespräche zeigen, welche Wünsche Mitarbeitende besonders häufig äußern.
• Nutzungszahlen auswerten: Welche Gerichte werden regelmäßig gewählt? Welche Angebote bleiben häufig ungenutzt?
• Veränderungen überprüfen: Wird ein neues Gericht oder ein zusätzliches Angebot eingeführt, sollte nach einiger Zeit geprüft werden, wie es angenommen wird.

Um herauszufinden, was sich die Mitarbeitenden wünschen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Helmut Manssen, Leiter der Kantine von der Megadruck.de Produktions- und Vertriebs GmbH, berichtet, dass sie regelmäßig Befragungen durchführen, um die Vorlieben der Belegschaft zu erfahren. Außerdem hängen die Speisepläne aus, sodass die Mitarbeitenden dort Wünsche und Kritik äußern können. Auch über den persönlichen Austausch und Mundpropaganda erfährt er, was gut ankommt und wo es Veränderungsbedarf gibt.

Dabei ist ihm wichtig, auf die Rückmeldungen einzugehen: Wünsche und Anregungen lassen sich nach seiner Erfahrung eigentlich immer umsetzen. So kann das Speisenangebot regelmäßig an die Vorstellungen der Mitarbeitenden angepasst werden.

Auch die Essgewohnheiten haben sich in den vergangenen Jahren verändert. Helmut Manssen beobachtet beispielsweise eine deutlich höhere Nachfrage nach vegetarischen Gerichten. Darüber hinaus berücksichtigt er besondere Zeiten wie die Fastenzeit und Ostern bei der Speiseplanung.

„Wir kochen von Woche zu Woche anders und passen das Angebot an die Anforderungen an – zum Beispiel, weil mehr vegetarische Gerichte nachgefragt werden.“

Das Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, Veränderungen bei den Essgewohnheiten wahrzunehmen und den Speiseplan regelmäßig an die Wünsche der Mitarbeitenden anzupassen, damit es weniger Lebensmittelreste gibt, die entsorgt werden müssen.

Mehr als Mittagessen: Welche Rolle spielt die Kantine im Unternehmen?

Eine Betriebskantine erfüllt mehr als eine reine Versorgungsfunktion. Sie kann ein Treffpunkt sein, den Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen fördern und das Angebot eines Arbeitgebers ergänzen.

Gerade bei hybriden Arbeitsmodellen stellt sich deshalb die Frage: Welche Rolle soll die eigene Kantine spielen – und welches Angebot passt zu diesem Anspruch?

Es lohnt sich, zunächst die gewünschte Rolle der Kantine zu klären:

• Soll sie vor allem eine zuverlässige und preislich passende Mittagsversorgung sicherstellen?
• Wie können die Essensbestellungen transparent geplant werden?
• Soll sie auch als Treffpunkt für die Belegschaft dienen?
• Wie schaffe ich Richtlinien, damit weniger Essen, die beispielsweise nicht abgeholt wurden, weggeschmissen werden?
• Welche Bedeutung haben Auswahl, Flexibilität und besondere Ernährungsangebote?

Die Antworten helfen dabei, den Umfang des Angebots und den damit verbundenen organisatorischen Aufwand realistisch einzuschätzen.

Kantinenplanung: Nachfrage verstehen und Lebensmittelüberschüsse reduzieren

Eine bedarfsgerechte Kantinenplanung ist eine Herausforderung: Unternehmen müssen ausreichend Mahlzeiten bereitstellen, ohne unnötig große Mengen zu produzieren. Besonders bei Homeoffice, Teilzeit und flexiblen Arbeitszeiten lässt sich die tägliche Nachfrage nicht immer zuverlässig einschätzen.

Deshalb empfiehlt es sich, die tatsächliche Nutzung der Kantine genauer zu betrachten oder Bewertungstools für das Mittagessen zu nutzen. In SAMS-ON können die User das Essen mit Sternen bewerten und dabei auch Kommentare für die Kantine hinterlassen. Bereits wenige aussagekräftige Beobachtungen können helfen, wiederkehrende Muster zu erkennen und das Verpflegungsangebot besser auf den Bedarf abzustimmen.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Informationen dafür besonders hilfreich sind und welchen Nutzen sie für die Planung haben.

Die erfassten Daten bilden eine Grundlage, um Angebot und Produktionsmengen gezielter auf den tatsächlichen Bedarf abzustimmen. Stellt ein Unternehmen beispielsweise fest, dass freitags regelmäßig weniger Mahlzeiten ausgegeben werden als zu Wochenbeginn, kann die Küche prüfen, ob die Produktionsmenge an diesem Tag angepasst werden sollte. Bleiben bestimmte Gerichte häufig übrig, lohnt es sich außerdem, die Nachfrage nach diesen Speisen genauer zu betrachten.

Ziel ist nicht, möglichst wenig zu produzieren, sondern den Bedarf möglichst gut zu treffen. Eine regelmäßige Auswertung hilft Unternehmen dabei, ihre Planung schrittweise zu verbessern, Lebensmittelüberschüsse zu reduzieren und gleichzeitig ein verlässliches Verpflegungsangebot sicherzustellen.

• Praxistipp: Aus Zahlen konkrete Maßnahmen ableiten

Beginnen Sie mit wenigen aussagekräftigen Kennzahlen. Dokumentieren Sie beispielsweise über mehrere Wochen die Zahl der ausgegebenen Mahlzeiten und die regelmäßig verbleibenden Mengen. Vergleichen Sie die Ergebnisse nach Wochentagen und prüfen Sie, ob sich wiederkehrende Muster erkennen lassen.

• Ein Beispiel aus der Praxis: Wie sich Vorbestellzahlen für die tägliche Planung nutzen lassen, zeigt Helmut Manssen. Seit rund zehn Jahren setzt er auf SAMS-ON und nutzt die digitalen Auswertungen für die Planung seiner Kantine.

„Jeden Morgen ziehe ich mir eine Auswertung aus SAMS-ON und schaue mir die Vorbestellzahlen an. Dadurch weiß ich, wie viel ich genau einkaufen und kochen muss. Lebensmittelüberschüsse bleiben dadurch eigentlich so gut wie gar nicht übrig.“

Seine Erfahrung zeigt, wie digitale Bestelldaten dabei helfen können, den Bedarf besser einzuschätzen und die Lebensmittelproduktion gezielt zu planen.

Flexibilität in der Kantine: Was sinnvoll und umsetzbar ist

Kurzfristige Änderungen, Stornierungen oder individuelle Essenswünsche gehören zum Alltag vieler Unternehmenskantinen. Werden solche Anliegen jedoch über unterschiedliche Wege übermittelt, kann der organisatorische Aufwand schnell steigen.

Telefonische Rückfragen, E-Mails und persönliche Absprachen müssen berücksichtigt werden. Gleichzeitig benötigen Küche und Verwaltung verlässliche Informationen, um Bestellungen und Mengen rechtzeitig planen zu können.

Flexibilität braucht deshalb klare Regeln. Dazu gehören beispielsweise:

• feste Fristen für Bestellungen und Stornierungen,
• eindeutig kommunizierte Abläufe für Änderungen,
• klare Ansprechpartner bei Rückfragen,
• nachvollziehbare Regelungen für Ausnahmen.

Solche Vereinbarungen schaffen Orientierung für Mitarbeitende und erleichtern die tägliche Arbeit der Verantwortlichen. Ziel ist nicht, jede individuelle Situation auszuschließen. Vielmehr geht es darum, einen verlässlichen Rahmen zu schaffen, innerhalb dessen Flexibilität möglich bleibt.

Digitalisierung in der Betriebskantine: Welche Abläufe davon profitieren

Speisepläne pflegen, Bestellungen verwalten, Zahlungen zuordnen und Abrechnungen vorbereiten: Viele wiederkehrende Aufgaben lassen sich durch digitale Lösungen unterstützen. Entscheidend ist, zunächst die Abläufe mit dem größten Aufwand zu identifizieren und zu prüfen, wo Verbesserungen sinnvoll sind.

Dafür lohnt sich ein Blick auf die tägliche Arbeit: Welche Aufgaben kosten regelmäßig besonders viel Zeit? Wo werden Informationen mehrfach erfasst oder zwischen verschiedenen Stellen weitergegeben? Solche Doppelarbeiten können Hinweise darauf geben, an welchen Stellen sich Prozesse vereinfachen lassen. Anschließend sollten Unternehmen prüfen, welche digitalen Möglichkeiten zu ihren Anforderungen passen und ob sich der Aufwand dadurch tatsächlich verringert.

Wie sich die Abläufe durch die Digitalisierung verändert haben, berichtet Helmut Manssen:

„Früher wurden viele Dinge telefonisch erledigt. Seit rund zehn Jahren arbeiten wir mit SAMS-ON digital und sind damit sehr zufrieden.“

Digitalisierung sollte dabei kein Selbstzweck sein. Nicht jeder Prozess muss digitalisiert werden. Persönliche Absprachen bleiben beispielsweise bei individuellen Anliegen oder besonderen Situationen wichtig. Entscheidend ist, dass digitale Lösungen konkrete Probleme lösen, wiederkehrende Aufgaben erleichtern und den Verantwortlichen mehr Zeit für andere Tätigkeiten verschaffen.

6 Fragen, die Unternehmen ihrer Kantine stellen sollten

Mit diesen Fragen können Verantwortliche die eigene Kantinenorganisation überprüfen und mögliche Verbesserungen erkennen.

🍽️ 01 – Kennen wir unsere Nachfrage?

Welche Schwankungen gibt es bei den Essenszahlen, und welche Muster lassen sich erkennen?

👥 02 – Wissen wir, was Mitarbeitende erwarten?

Welche Wünsche treten regelmäßig auf, und wie fließen Rückmeldungen in die Angebotsplanung ein?

🔄 03 – Wo braucht Flexibilität klare Grenzen?

Welche Änderungen sind möglich, welche Fristen gelten und wer ist zuständig?

📊 04 – Passt unser Angebot zur tatsächlichen Nutzung?

Welche Gerichte werden häufig gewählt, und wo entstehen regelmäßig Überschüsse?

⭐ 05 – Woran erkennen wir, dass unsere Kantine gut funktioniert?

Betrachten wir neben den Essenszahlen auch Zufriedenheit, Wartezeiten und organisatorischen Aufwand?

💻 06 – Welche Aufgaben sollten digital unterstützt werden?

Wo lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte vereinfachen, ohne dass wichtige persönliche Abstimmungen verloren gehen?

Die Antworten müssen nicht sofort zu umfassenden Veränderungen führen. Oft reicht es, zunächst einen einzelnen Ablauf genauer zu betrachten und eine konkrete Verbesserung zu testen.

Digitale Unterstützung für die Unternehmenskantine

Digitale Lösungen helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben der Verpflegung zentral zu organisieren. Je nach System lassen sich Speisepläne, Bestellungen, User-Accounts, Zahlungen und Auswertungen digital verwalten.

Auch eine Mensa-Software wie SAMS-ON kann diese Prozesse unterstützen. Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von der Unternehmensgröße, dem Verpflegungsmodell und den bestehenden Abläufen ab. Wichtig ist, vorab die eigenen Anforderungen zu klären und eine Lösung zu wählen, die den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert.

• Fazit: Die beste Unternehmenskantine ist nicht die flexibelste

Moderne Unternehmenskantinen müssen unterschiedliche Anforderungen verbinden: Mitarbeitende wünschen sich ein attraktives Angebot, während Unternehmen auf verlässliche Planung, wirtschaftliche Abläufe und einen verantwortungsvollen Umgang mit Lebensmitteln achten müssen.

Entscheidend sind daher nicht möglichst viele Angebote, sondern ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse der Belegschaft, eine regelmäßige Überprüfung der Nachfrage und klare Abläufe.

Digitale Unterstützung vereinfacht wiederkehrende Aufgaben und reduziert den Verwaltungsaufwand, sodass mehr Zeit für den persönlichen Austausch mit den Mitarbeitenden verbleibt. Eine Mensa-Software wie SAMS-ON schafft überhaupt erst die Basis dafür, dass für die Analyse des Angebots Daten und Zahlen bereitstehen.

Die zentrale Frage lautet: Welche Flexibilität brauchen unsere Mitarbeitenden tatsächlich – und wie können wir sie sinnvoll organisieren?

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Häufige Fragen zur Unternehmenskantine (FAQ)

Wer ist für die Organisation einer Unternehmenskantine verantwortlich?

Die Verantwortung hängt vom jeweiligen Betriebskonzept ab. Manche Unternehmen betreiben ihre Kantine selbst, andere beauftragen einen externen Caterer. Wichtig ist, Zuständigkeiten für Speiseangebot, Einkauf, Abrechnung und Rückfragen klar festzulegen.

Wie können Unternehmen ihre Kantinenplanung verbessern?

Unternehmen können die ausgegebenen Mahlzeiten über mehrere Wochen erfassen und nach Wochentagen oder Gerichten vergleichen. So lassen sich Nachfrageschwankungen erkennen und die Produktionsmengen gezielter planen. Auch die Mitarbeitenden können gezielt in die Bewertung einbezogen werden.

Wie lassen sich Lebensmittelüberschüsse in der Kantine reduzieren?

Regelmäßige Auswertungen der ausgegebenen und übrig gebliebenen Mahlzeiten helfen, mögliche Überproduktion zu erkennen. Verbindliche Bestellungen, zum Beispiel über SAMS-ON, schaffen transparente Planungen. Auf dieser Grundlage können Unternehmen ihr Angebot schrittweise anpassen und unnötige Lebensmittelüberschüsse vermeiden.

Wie können Unternehmen die Kosten ihrer Kantine besser im Blick behalten?

Hilfreich ist es, Wareneinsatz, Personalkosten, ausgegebene Mahlzeiten und Lebensmittelreste regelmäßig zu betrachten. Dadurch lassen sich Kostenentwicklungen besser nachvollziehen und mögliche Einsparpotenziale erkennen.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Unternehmenskantine?

Digitale Lösungen können wiederkehrende Aufgaben wie die Verwaltung von Speiseplänen, Bestellungen, Zahlungen und Auswertungen unterstützen. Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von den Anforderungen des Unternehmens und den bestehenden Abläufen ab.

Wie können Unternehmen die Zufriedenheit mit ihrer Kantine verbessern?

Regelmäßige Rückmeldungen der Mitarbeitenden  beispielsweise über die Bewertungsfunktion in SAMS-ON zeigen, welche Angebote geschätzt werden und wo Verbesserungsbedarf besteht. Zusammen mit Nutzungszahlen und Beobachtungen aus dem Kantinenalltag helfen diese Informationen, das Angebot gezielt weiterzuentwickeln.