Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie ausführlich über die Art, den Umfang sowie den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch die SAMS-ON GmbH, da wir als Websitebetreiber nicht nur höchste Transparenz bieten, sondern auch den Schutz Ihrer Daten jederzeit sicherstellen wollen.
SAMS-ON und seine Vertragspartner schließen zu Beginn jeder Zusammenarbeit einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Nehmen Sie mit Ihrer Einrichtung oder Mensa Kontakt auf, wenn Sie mehr erfahren wollen. Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir Ihren Datenschutz sehr ernst, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten stets streng vertraulich sowie exakt entsprechend den gesetzlichen Vorschriften behandeln. Da jedoch durch neue Technologien und zudem durch die ständige Weiterentwicklung dieser Webseite regelmäßig Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden können, empfehlen wir Ihnen, sich diese Informationen in regelmäßigen Abständen erneut durchzulesen, damit Sie jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind.
Der Begriff ‚personenbezogene Daten‘ meint grundsätzlich alle Informationen, die auf Sie persönlich beziehbar sind, weshalb darunter beispielsweise Angaben wie Ihr Name, Ihre Adresse sowie E-Mail-Adressen, das Nutzerverhalten oder auch die IP-Adresse fallen. Hinsichtlich der übrigen Begrifflichkeiten – insbesondere der Begriffe ‚Verarbeitung‘ und ‚Einwilligung‘ – verweisen wir zudem auf die offiziellen gesetzlichen Definitionen, damit eine einheitliche Auslegung gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften gewährleistet ist.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
SAMS-ON GmbH
WErner-Otto-Straße 6
22179 Hamburg
Telefon: +49 40 6329 5000
E-Mail: kontakt@sams-on.de
Unsere externe Datenschutzbeauftragte erreichen Sie wie folgt:
Andrea Prinz
Datenschutz Prinz GmbH
Industriestr. 10
91154 Roth
E-Mail: info@datenschutz-prinz.de
II. Allgemeines zur Datenverarbeitung
1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Ihrer Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung der Verarbeitung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
3. Datenlöschung und Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung Ihrer Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
4. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Es erfolgt im Rahmen der Webseite keine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte. Die Verarbeitung durch die beteiligten Diensteanbieter erfolgt aufgrund von Auftragsverarbeitungsverträgen gem. Art. 28 DSGVO. Dabei findet eine Datenverarbeitung in Drittländern außerhalb der EU / des EWR durch deren Subunternehmer unter Einhaltung der Vorgaben aus Art. 46 DSGVO statt.
III. Verarbeitungen auf dieser Webseite
III. 1. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen von dem Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei in den Logfiles gespeichert: Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, das Betriebssystem des Nutzers, den Internet-Service-Provider des Nutzers, die IP-Adresse des Nutzers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt, Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen findet nicht statt.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung Ihrer IP-Adresse durch das System für mindestens die Dauer der Sitzung ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
III. 2. Kontakt per E-Mail und per Telefon
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Sie können über die bereitgestellte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit uns Kontakt aufnehmen. In diesem Fall werden Ihre E-Mail-Adresse und die mit der Versendung übermittelten Daten oder Ihre Telefonnummer verarbeitet. Eine Weitergabe Ihrer Daten in diesem Zusammenhang erfolgt nur an die beteiligten Dienste-Anbieter. Ihre Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung unserer gemeinsamen Konversation verwendet.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten, die im Zuge Ihrer Nutzung unserer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Zielt Ihre Anfrage per E-Mail auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Im Falle Ihrer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon liegt hieran auch unser erforderliches berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten.
4. Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für Ihre personenbezogenen Daten, die per E-Mail übermittelt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können einer Speicherung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, indem Sie uns Ihren Widerspruch mitteilen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, solange der Löschung keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.
III.3. Kontaktformular „Support“
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Sie können über das bereitgestellte Kontaktformular mit unserem Support Kontakt aufnehmen. In diesem Fall werden die folgenden Daten verarbeitet: Angabe Einrichtung/Schule/Mensa, Kontaktperson für den betroffenen SAMS-ON-Account, Datum und Uhrzeit der Störungsmeldung, Vor- und Nachname, freiwillige Angabe: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Angabe zu verwendenten Gerät und Anwendung, Beschreibung des Support-Falls, freiwillig: Anhänge/Dateien. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt in diesem Zusammenhang nur an die beteiligten Diensteanbieter. Ihre Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Supportanfrage verwendet.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten, die im Zuge Ihrer Nutzung des Supportformulars übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Support im Rahmen der bereitstellung des vereibarten Dienstes und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unsere berechtigten Interessen der Bereitstellung einer direkten Kontaktmöglichkeit für Supportfälle über ein Online-Formular auf unserer Webseite.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Im Falle Ihrer Kontaktaufnahme per Supportformular liegt hieran auch unser erforderliches berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten.
4. Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für Ihre personenbezogenen Daten, die per Kontaktformular übermittelt wurden, ist dies dann der Fall, wenn das jeweilige Anliegen von Ihnen bearbeitet ist.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können einer Speicherung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, indem Sie uns Ihren Widerspruch mitteilen. In einem solchen Fall kann die Bearbeitung Ihres Anliegens nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge des Kontaktformulars gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, solange keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.
III. 4. Bewerbung per E-Mail
1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Durch die Veröffentlichung unserer E-Mail-Adresse auf unserer Webseite können wir über diesen Weg eine Bewerbung und die damit zusammenhängenden personenbezogenen Daten von Ihnen erhalten. Auf diesem Weg werden Ihre digitalen Bewerbungsunterlagen von uns zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens elektronisch verarbeitet und gespeichert. Die Übermittlung der Bewerbung erfolgt unverschlüsselt. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie zumindest Ihre Anlagen verschlüsseln können. Sofern nach dem Bewerbungsverfahren ein Arbeitsvertrag zustande kommt, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck der Durchführung und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses.
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO sowie § 26 BDSG und Art. 9 Abs. 2 lit. b und f DS-GVO. Außerdem liegt eine Rechtsgrundlage für die Speicherung Ihrer Daten in Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, da wir ein berechtigtes Interesse in der Rechtsverteidigung bzw. -durchsetzung haben.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen und -daten werden für die Durchführung des Bewerbungsprozesses verarbeitet und gegebenenfalls bei Zustandekommen eine Arbeitsverhältnis für die Durchführung ebendieses gespeichert.
4. Dauer der Speicherung
Wir löschen Ihre Bewerberdaten automatisch nach sechs Monaten ab Bekanntgabe der Zurückweisung der Bewerbung, sofern kein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist.
Wir löschen Ihre Daten, sofern ein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist, gemäß den gesetzlichen Fristen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer Daten im oben beschriebenen Umfang widersprechen möchten, weisen wir Sie darauf hin, dass Ihr Bewerbungsprozess auf dem Weg der E-Mail nicht fortgeführt werden kann und wir Ihre Bewerbungsunterlagen nicht verarbeiten können. Damit werden wir Sie für die beworbene Position nicht berücksichtigen können.
III. 5. Cookie-Banner, Cookies, externe Dienste
Auf der Webseite wird ein Cookie-Banner als Plugin eingebunden. Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und diesbezüglicher Einwilligungen setzen wir das Consent Tool „Real Cookie Banner“ ein. Details zur Funktionsweise von „Real Cookie Banner“ finden Sie unter https://devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung/.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. § 25 TDDDG. Die verarbeiteten Daten belaufen sich auf die Einwilligungsdaten. Es findet im Zuge dieser Verarbeitung keine Übermittlung an Dritte statt. Ein Widerruf Ihrer abgegebenen Einwilligungen ist jederzeit im Cookie-Banner möglich. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
Eine Übersicht der eingebundenen Dienste und eingesetzten Cookies finden Sie im Cookie-Banner.
III. 6. Online-Terminbuchungen über Microsoft Bookings
Über die Webseite wird die Möglichkeit angeboten, direkt über das Tool Bookings einen Termin online zu buchen. Hierfür wird auf eine externe Seite weitergeleitet und bei einer Terminbuchung hierüber folgende Daten verarbeitet: Angabe Termin, Datum und Uhrzeit, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, freiwillige Angaben: Adresee, Telefonnummer, Nachricht. Mit dem Anbieter Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA ist für diese Nutzung von Bookings ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DS-GVO abgeschlossen.
Dies stellt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen der Nutzung des Terminbuchs-Tools dar. Die Verarbeitung findet durch den Anbieter Microsoft gemäß dessen Datenschutzbestimmungen statt. Zur Terminwahrnehmung werden die in dem Online-Formular eingegebenen Daten vom Anbieter an den Verantwortlichen übermittelt. Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt hierbei nicht. Eine Verarbeitung und Speicherung der für die Terminvereinbarung erhobenen Daten beim Verantwortlichen findet zum Zweck der Durchführung des Termins gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, vertragliche oder vorvertragliche Maßnahmen, statt. Eine Löschung erfolgt nach Zweckentfall, wenn die Durchführung des Termins beendet ist oder für die Durchführung eines Zustande gekommenen Vertragsverhältnisses, unter Beachtung gegebenenfalls zu beachtender gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Wenn Sie einer Verarbeitung Ihrer Daten im Zuge der Nutzung des Terminbuchungs-Tools widersprechen kann die Terminvereinbarung und ggf. Durchführung des Termins auf diesem Weg nicht fortgeführt werden und Ihre in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten werden gelöscht.
IV. Ihre Betroffenenrechte
Als Betroffener haben Sie folgende Rechte:
- gemäß Art. 15 DS-GVO das Recht, in dem dort bezeichneten Umfang Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung
– zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
– zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
– aus Gründen des öffentlichen Interesses oder
– zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
erforderlich ist; - gemäß Art. 18 DS-GVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit
– die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird;
– die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen;
– wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder
– Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; - gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Telefon: +49 40 428 54 4040, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de, https://datenschutz-hamburg.de
V. Ihr Widerspruchsrecht
Soweit wir zur Wahrung unserer im Rahmen einer Interessenabwägung überwiegenden berechtigten Interessen personenbezogene Daten wie oben erläutert verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings, können Sie dieses Recht jederzeit wie oben beschrieben ausüben. Soweit die Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nur bei Vorliegen von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu. Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketing erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.
