Was habe ich beim Speichern von E-Mail-Adressen zu beachten?

Wann gilt eine E-Mail-Adresse als verifiziert?

• Erst wenn sie im linken Feld „E-Mail“ auftaucht.

• Ist eine E-Mail-Adresse vom Nutzer nicht verifiziert, also der Link in der Bestätigungs-E-Mail wurde nicht angeklickt, dann steht sie im rechten Feld.

• Hat der Nutzer den Link in der E-Mail angeklickt, steht die Adresse im linken Feld und ist datenschutzkonform gespeichert.
• Nutzer können auch selbst in der SAMS-ON-App und im regulären SAMS-ON-Account eine E-Mail-Adresse abspeichern und bekommen dann ebenso eine Verifikations-Benachrichtigung im Anschluss

Warum sieht das E-Mail-Feld nun anders aus?

• Admins können in Zukunft nur noch die nicht-verifizierte E-Mail-Adresse verändern.

• Beim Speichern der E-Mail-Adresse wird dann eine Verifizierungs-E-Mail an diesen Kontakt verschickt, sodass er seine Adresse bestätigt und erst dann taucht die Adresse auch im Feld „E-Mail-Adresse“ auf.
• Im Feld „E-Mail“ können nun keine Änderungen mehr vorgenommen werden, damit SAMS-ON zwischen verifizierten und nicht-verifizierten E-Mail-Adressen unterscheiden kann.

Was passiert, wenn ich manuell einen Benutzer mit E-Mail-Adresse anlege?

• E-Mail-Adressen dürfen nicht ohne explizites Einverständnis der Nutzer in eine Datenbank hochgeladen werden. 
• Beim manuellen Anlegen eines Nutzers mit E-Mail-Adresse verschickt SAMS-ON eine Verifizierungs-E-Mail an den Nutzer, um das digitale Einverständnis einzuholen.
• Erst wenn der Nutzer seine E-Mail-Adresse bestätigt, gilt sie in SAMS-ON als verifiziert und kann vom Admin nicht mehr verändert werden.

Beim manuellen Anlegen eines Nutzers werden Ihnen direkt danach diese beiden Buttons angezeigt:

ACHTUNG!

Nur dann bekommen Sie die Möglichkeit, sich den Willkommens-Brief als PDF mit sichtbarem Passwort zu drucken.

Klicken Sie auf den Button „Begrüßungsmail verschicken“ direkt nach dem Anlegen wird dem Nutzer der Willkommensbrief mit Passwort in Klartext zugeschickt. Danach ist dieser Weg nicht mehr möglich, da Administratoren aus datenschutzrechtlichen Gründen, keinen Zugriff auf die Passwörter ihrer Nutzer haben dürfen. Die Willkommens-Briefe in der Benutzerübersicht zeigen das Passwort dann nur noch als verschlüsselt an. Man kann also als Administrator nicht mehr auf alle Passwörter der Nutzer zugreifen!

TIPP:

Wir können es für Sie in SAMS-ON so einrichten, dass die Begrüßungsbriefe automatisch per E-Mail versendet werden, wenn Sie eine Kontaktliste mit E-Mail-Adressen hochladen oder einen einzelnen Nutzer mit E-Mail-Adresse anlegen. Dann kann nichts mehr vergessen werden. Sprechen Sie uns gern an.

Wie kann ich die E-Mail-Adresse ändern?

• Wenn bereits eine E-Mail-Adresse verifziert und im E-Mail-Feld zu sehen ist, können Sie im Feld „nicht-verifizierzte eine andere E-Mail-Adresse eintragen.
• Nach dem Speichern wird eine Bestätigungsmail an diese Adresse gesendet.

Was passiert, wenn ich eine csv-Datei mit E-Mail-Adressen hochlade?

• Sie werden bei der Zuordnung der Felder schon darauf hingewiesen, dass Verifikations-E-Mails an die Nutzer nach dem Hochladen versendet werden.

• Nach dem Speichern wird  Ihnen bestätigt, dass die Verifikations-Mails versendet wurden.
• Bitte weisen Sie beim Upload von Mailadressen Ihre Nutzer zuvor darauf hin, dass sie eine Verifikationsanfrage bekommen und die E-Mail-Adresse bestätigen sollen. 

Kann ich noch Mails an nicht-verifizierte Adressen schicken?

• Für den Übergang ja.
• SAMS-ON fragt ab, ob es eine verifizierte E-Mail gibt.
• Ist das nicht Fall, wird geschaut, ob eine nicht-verifizierte E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Auf diese wird für den Übergang bei der Kommunikation in SAMS-ON zurückgegriffen.
• Ab spätestens Mitte 2022 werden wir uns aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten von dieser Möglichkeit trennen.

Was heißt das für die Nutzer?

• Mit dem zentralen SAMS-ON-Login, den wir Ihnen hier noch einmal zeigen, werden die Nutzer nach der Anmeldung animiert, dass Sie sich eine E-Mail-Adresse und ein richtiges Passwort zulegen sollen.
• Mit der verifizierten E-Mail-Adresse können sich Nutzer dann zukünftig auch anmelden. 
• Wer keine E-Mail hinterlegt oder verifiziert, kann künftig keine Benachrichtigungen mehr per E-Mail erhalten oder…möchte das vielleicht auch nicht.
• Zu diesen Benachrichtigungen gehören auch die Guthabenhinweise von SAMS-ON.
• Für diese Nutzer ist es nicht möglich, ihr Passwort per Mail zurückzusetzen.