Praxisbericht der Gemeinde Rottach-Egern über die digitale Mittags-Organisation an Schulen
Die Schulverpflegung stellt viele Kommunen vor Herausforderungen wie beispielsweise dem Verwaltungsaufwand im Sekretariat, die komplexe Abrechnungen und viele Rückfragen der Eltern.
In Rottach-Egern am Tegernsee, wo Tradition und moderner Alltag zusammenkommen, geht man diesen Weg bewusst anders: mit einem klaren Blick für praktikable Lösungen und dem Anspruch, Abläufe für alle Beteiligten spürbar zu erleichtern. Mit der Einführung von SAMS-ON im Sommer 2021 ebneten sie den Weg für die digitale Mittags-Organisation an Schulen, vereinfachten gezielt Prozesse und stimmten sich damit besser auf den Schulalltag ab.
Martin Butz, Kämmerer und Sachgebietsleiter der Gemeinde Rottach-Egern, begleitete diese Entwicklung und berichtet im Interview von seinen Erfahrungen.
Seit wann arbeiten Sie mit SAMS-ON – und wie hat sich Ihr Arbeitsalltag für die digitale Mittags-Organisation an Schulen seitdem verändert?
„Wir arbeiten seit Sommer 2021 mit SAMS-ON und haben die Software seitdem fest in unsere Abläufe integriert.
Vor allem die Einfachheit im täglichen Umgang ist ein großer Vorteil. Die Buchungen können von den Nutzerinnen und Nutzer schnell und unkompliziert durchgeführt werden. Gleichzeitig ist das System auch für uns als Betreiber übersichtlich und leicht zu bedienen. Besonders hilfreich sind die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten, die uns im Alltag deutlich mehr Transparenz geben. Insgesamt sind die Abläufe klarer geworden, und der Verwaltungsaufwand hat sich spürbar verringert. “
Welche Aufgaben, die früher eher mühsam waren, gehen Ihnen heute deutlich leichter von der Hand?
„Ein gutes Beispiel ist die Abrechnung. Durch SAMS-ON läuft vieles heute deutlich strukturierter und nachvollziehbarer ab. Das nimmt uns im Alltag viel Arbeit ab.“
Gab es ein Problem für die digitale Mittags-Organisation an Schulen, das Sie mit SAMS-ON lösen konnten, das vorher nur schwer zu bewältigen war?
„Wir hatten zuvor bereits in einem kleineren Hort erste Erfahrungen mit der Essensabwicklung gesammelt. Da dieser Betreuungsbereich jedoch zunehmend wuchs, war uns klar, dass der damit verbundene manuelle Aufwand auf Dauer zu groß werden würde. Bei einer größeren Anzahl an Kindern wird das tägliche Sichten von Kontoauszügen, der händische Abgleich mit Listen und das einzelne Verbuchen der Zahlungseingänge schlicht zu zeitaufwendig. Besonders bei fehlenden Verwendungszwecken oder Zahlendrehern verliert man schnell den Überblick, was zu Fehlern und Rückfragen führen würde. Genau hierfür haben wir präventiv nach einer Lösung wie SAMS-ON gesucht – und den administrativen Aufwand von vornherein minimiert.“
SAMS-ON erkennt Zahlungen anhand der User-Ausweisnummer sofort und ordnet sie den jeweiligen Schüleraccounts meist am gleichen Tag zu. Das spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit in der Verwaltung, sondern eliminiert auch die Fehleranfälligkeit des manuellen Abgleichs nahezu vollständig.“
Wenn Sie SAMS-ON in drei Worten beschreiben müssten – welche wären das?
„Einfach, praktisch, gut – weil es genau das im Alltag widerspiegelt.“
Welche Erfolge konnten Sie durch den Einsatz von SAMS-ON bereits erzielen?
„Aus unserer täglichen Praxis lässt sich der Erfolg von SAMS-ON an weitaus mehr als nur an reinen Daten festmachen: Der größte Gewinn liegt in der massiven Prozessoptimierung.
Während früher die manuelle Zuordnung von Zahlungen und das Führen von Essenslisten einen enormen administrativen ‚Wasserkopf‘ verursachten, laufen diese Kernprozesse heute fast geräuschlos im Hintergrund. Die Fehlerquote bei der Abrechnung ist gegen Null gesunken, und wir haben jederzeit volle Transparenz über die Bestellungen.
Für uns bedeutet der Einsatz von SAMS-ON vor allem einen Gewinn an Verlässlichkeit: Missverständnisse bei der Essensausgabe oder Unklarheiten über getätigte Einzahlungen gehören der Vergangenheit an. Das entlastet nicht nur unser Personal spürbar von kleinteiligen Rückfragen, sondern sorgt auch für eine deutlich höhere Zufriedenheit bei Eltern.“
Was ist Ihnen in der Zusammenarbeit besonders wichtig – und wie erleben Sie das im Alltag?
„Wichtig ist für uns vor allem, dass man bei Fragen schnell eine Rückmeldung bekommt, gerade im laufenden Betrieb. Das funktioniert im Alltag mit SAMS-ON reibungslos. Immer zügig und kompetent“
Warum würden Sie SAMS-ON weiterempfehlen?
„Weil es im Schulalltag sowohl für den Aufwandsträger als auch für die Nutzenden – also die Eltern, die Schülerinnen und Schüler – vieles einfacher macht.“
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