SAMS-ON empfiehlt, dass man sich jedes Jahr Auswertungen aus SAMS-ON zieht und datenschutzkonform in seiner Buchhaltung abspeichert. Im Falle der Kündigung wird dieses Vorgehen für den verbleibenden Zeitraum im Kündigungsjahr bis zum Kündigungszeitpunkt vorgenommen.
Wie soll exportiert werden?
Für jede Auswertung, die wir gleich vorstellen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:
- Zunächst die Speicherung in einem bearbeitbaren Format und dann
- die Speicherung in einem unveränderbaren Format.
Wird die jeweilige Auswertung aufgerufen, wählen Sie im sich neu öffnenden Tab alles per STRG+A aus, kopieren es mit STRG+C und fügen es wiederum mit STRG+V in Excel ein und speichern die Auswertung.
Dann speichern Sie sich über den Druckbefehl von SAMS-ON die Auswertung als PDF.
Das PDF wird als Bild gespeichert. Daher kann man darin nicht mehr suchen oder daraus kopieren, was aus Sicht des Datenschutzes sehr gut ist. Daher ist es sinnvoll, die Daten auch als Excel zu exportieren, um Fragen im Nachhinein klären zu können.
Dieses Vorgehen ist nur eine Empfehlung von SAMS-ON und keine rechtsverbindliche Auskunft. Bitte klären Sie mit Ihrem Finanzamt ab, ob die Unterlagen der Nachweispflicht genügen.
Was soll exportiert werden?
Im Grunde hat man mit den Nutzerkontoauszügen alle Daten zusammen: Kioskbuchungen, Gebühren, Bestellungen inkl. konkreter Name des Menüs, Guthabenbuchungen, Rabattierungen und Stornierungen.
Zur Sicherheit und der Möglichkeit der Gegenkontrolle empfehlen wir jedoch, dass Sie die anderen angegebenen Auswertungen pro Jahr ebenfalls herunterladen und zuvor in Excel kopieren.
Bestellzahlen eines beliebigen Zeitraums sortiert nach Nachnamen
Kioskartikel mit Ausweisnummern und Kassen
Für SAMS-ON-Kiosk-Kunden gehen wir davon aus, dass die Kassenabschlüsse jeden Tag abgelegt werden, daher gehen wir nicht gesondert darauf ein.
Guthabenbuchungen inklusive der Gebühren
Nutzerliste
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