Das Oberlinhaus in Potsdam prägt die diakonische Arbeit in der Region seit vielen Jahren maßgeblich. Mit über 2.300 Mitarbeitenden und einem breiten Spektrum von der Gesundheit bis zur beruflichen Bildung ist die Versorgung der Menschen eine logistische Meisterleistung. Seit 2020 geht die Oberlinhaus Berufsbildung gGmbH neue Wege: Die Einführung des Bestell- und Abrechnungssystems SAMS-ON markiert den Wendepunkt von der analogen Zettelwirtschaft hin zu einer modernen Digitalisierung der Gemeinschaftsverpflegung.
Die Ausgangslage: Wenn „gut gemeint“ an Grenzen stößt
Vor der Umstellung war der Alltag in der Mensa und der Verwaltung durch hohen manuellen Aufwand geprägt. Küchendirektor des Oberlinhauses in Potsdam Stefan Förster erinnert sich, dass zwar alles korrekt ablief, weil sich das Team größte Mühe gab, die Wege dorthin jedoch beschwerlich waren. Informationen zu Bestellungen kamen als bunte Mischung aus E-Mails, Faxen oder Handzetteln an – oft nicht fristgerecht.
Besonders die Verwaltung stand vor Herausforderungen. Anke Krogoll, Leitung der Verwaltung & Controlling im Oberlinhaus Berufsbildung, beschreibt die Situation rückblickend:
„Fehler entstanden früher vor allem bei den Rabatten und der Preispflege. Besonders zeitintensiv waren die BuT-Fälle (Bildung und Teilhabe) in den abrechnungstechnischen Tätigkeiten. Wir mussten oft ‚harte Korrekturen‘ vornehmen, da stichtagsbezogene Wertumstellungen im alten System schlicht nicht einstellbar waren.“
Auch Stefan Förster betont den Stressfaktor Kommunikation, weit entfernt von der Digitalisierung der Gemeinschaftsverpflegung:
„Was im Tagesgeschäft am meisten Zeit gekostet hat? Eindeutig die unzähligen telefonischen Rückfragen zu unklaren Essenbestellungen und die daraus resultierenden nachträglichen Korrekturen.“
Die Entscheidung: Ein System für alle Fälle
Bei der Auswahl eines neuen Systems suchte das Oberlinhaus nach einer Lösung, die sowohl die pädagogischen Anforderungen der Werkstätten als auch die Effizienz einer modernen Mensa vereint. SAMS-ON überzeugte durch das Gesamtpaket aus Bestellung, Abrechnung und einer zeitgemäßen visuellen Darstellung.
Die entscheidenden Kriterien waren:
- Kombination: Bestellung und Abrechnung in einem System.
- Visuelle Menüplanung: Integration von Speisenbildern – besonders wichtig für die Nutzer in den Oberlin Werkstätten.
- Schnittstellen: Die nahtlose Anbindung an die bestehende Küchensoftware Jomosoft.
- Engagement: Eine überzeugende Präsentation und das spürbare Interesse von SAMS-ON an den speziellen Bedürfnissen des Hauses.
Einführung und „Lessons Learned“
Ein Projekt dieser Größe verläuft selten ohne Stolpersteine. Da das Oberlinhaus mit seinen vielen Gesellschaften sehr spezielle Anforderungen hat, war die Phase der Anforderungsaufnahme für die Digitalisierung der Gemeinschaftsverpflegung intensiv aber unbedingt notwendig. SAMS-ON hat hier oft mit seiner individuellen Kundenberatung Konzepte und Prozessoptimierungen aufgezeigt.
„Die größte Herausforderung war es, all die speziellen Wünsche unserer Kundinnen und Kunden zu erfassen und diese komplexen Lösungen in SAMS-ON abzubilden“, erklärt Stefan Förster. „Heute wissen wir: Man muss im Vorfeld tief in die Detailanalyse gehen, da unsere Struktur als diakonischer Komplexträger sehr individuell ist.“
Anke Krogoll ergänzt, dass vor allem die jährlichen Preisänderungen und die korrekte Fortschreibung von BuT-Fällen im Schulkontext den Fokus der Verwaltung forderten.
Der Erfolg in Zahlen und Fakten
Nach der schrittweisen Einführung hat sich das Arbeitsklima in Küche und Verwaltung spürbar beruhigt. Die Prozesse sind heute von einer „klaren Linie“ geprägt, die Diskussionen überflüssig macht.
1. Weniger Lebensmittelverschwendung
Der Erfolg der Digitalisierung lässt sich beim Oberlinhaus sogar monetär messen.
„Wenn ich eine Kennzahl wählen müsste, die den Erfolg am besten zeigt, dann ist das die Summe der Entsorgungskosten für zu viel gekochtes Essen. Diese ist deutlich gesunken, da wir durch SAMS-ON eine viel höhere Planungssicherheit haben“, so Anke Krogoll.
2. Schnelligkeit und Transparenz
An den 13 Ausgabestellen, an denen täglich rund 700 Mittagessen ausgegeben werden, sorgt die digitale Erfassung für Tempo.
Stefan Förster freut sich über den reibungslosen Ablauf: „Die Essensausgabe läuft schnell. Die Bestellungen liegen digital vor oder eben nicht – Rückfragen unsererseits gibt es fast gar nicht mehr. Zudem haben die Schüler und Mitarbeitenden durch den Self-Service und die bebilderten Speisepläne mehr Eigenverantwortung gewonnen.“
3. Verbesserte Zusammenarbeit
Durch die Schnittstelle zwischen SAMS-ON und Jomosoft sowie dem Chip-System zur Abrechnung am Monatsende sind Verwaltung und Küche enger zusammengerückt.
„Die Abstimmung hat sich auf jeden Fall verbessert“, bestätigt Anke Krogoll. „Durch die klaren Schnittstellen werden offene Fragen oft schon im Vorfeld geklärt, was den Abstimmungsaufwand zwischen den Bereichen minimiert.“
Fazit: Ein System, das läuft
Trotz der Komplexität des Projekts zieht das Oberlinhaus eine positive Bilanz. SAMS-ON hat sich als kompetenter Partner mit hoher Beratungsexpertise für Prozessoptimierungen für die Herausforderungen der Gemeinschaftsverpflegung erwiesen.
Stefan Förster bringt es auf den Punkt:
„Das System läuft einfach stabil. Besonders hervorzuheben ist der Support: Die Erreichbarkeit ist top, und der Umgang ist immer lösungsorientiert und wertschätzend. Es ist ein fortlaufender Prozess, aber die Freude ist jedes Mal groß, wenn durch eine im System festgelegte Regel leidvolle Diskussionen endlich ein Ende haben.“
Für das Oberlinhaus bedeutet die Digitalisierung mit SAMS-ON mehr als nur Software – es bedeutet mehr Zeit für den Dienst am Menschen und weniger Zeit für den Papierkrieg.
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